Voffice Modules

Voffice is een all-in-one softwarepakket met modules die alle werkprocessen van zorg- en welzijnsinstellingen ondersteunen.

Verantwoordelijkheid

Exact en centraal afstemmen wat telt voor uw organisatie. Hierin is alle relevante informatie beschikbaar die nodig is voor online hulpverlening. O.a. gegevens van de hulpverlener, verslagen en taken die hij/zij heeft afgesproken. Via de chatservice kan de hulpverlener op een laagdrempelige, efficiënte en vertrouwelijke manier communiceren met cliënten en informele zorgverleners. Chatten brengt niet ´de ballast´ mee van e-mailverkeer. Een hulpverlener kan 1:1 chatsessies houden met meerdere cliënten tegelijk. De verschillende chatschermen worden dan naast elkaar getoond. Dit zorgt voor een efficiënte tijdsbesteding. De gegevens van de chats worden opgeslagen op de beveiligde servers van Voffice. Zonder autorisatie kan niemand daar bij. Hetzelfde geldt voor de gegevens die worden uitgewisseld op het openbaar forum. Op dit forum kunnen hulpverleners thema´s bespreken met collega´s.

Online hulpverlening

Hierin is alle relevante informatie beschikbaar die nodig is voor online hulpverlening. O.a. gegevens van de hulpverlener, verslagen en taken die hij/zij heeft afgesproken. Via de chatservice kan de hulpverlener op een laagdrempelige, efficiënte en vertrouwelijke manier communiceren met cliënten en informele zorgverleners. Chatten brengt niet ‘de ballast’ mee van e-mailverkeer. Een hulpverlener kan 1:1 chatsessies houden met meerdere cliënten tegelijk. De verschillende chatschermen worden dan naast elkaar getoond. Dit zorgt voor een efficiënte tijdsbesteding. De gegevens van de chats worden opgeslagen op de beveiligde servers van Voffice. Zonder autorisatie kan niemand daar bij. Hetzelfde geldt voor de gegevens die worden uitgewisseld op het openbaar forum. Op dit forum kunnen hulpverleners thema’s bespreken met collega’s.

Collega’s zoeken

Alle gegevens van uw collega’s eenvoudig en snel binnen uw handbereik. Collega’s zoeken geeft een beeld van hoe de organisatie in elkaar steekt. Door een naam in te geven van een collega, is te zien op welke locatie(s) hij werkt, binnen welke verantwoordingscodes (wat hij doet) en hoe zijn agenda eruit ziet (zijn beschikbaarheid). Door op een verantwoordingscode te klikken, wordt direct zichtbaar welke andere collega’s binnen deze verantwoordingscode werken. Is de gezochte collega niet beschikbaar, dan kan men direct door naar een collega uit hetzelfde team. N.B. Staat er achter een werksoort 0,0 uur, dan werkt de betrokkene daar niet binnen, maar kan hij er wel gegevens van inzien.

Personen zoeken

Alle gegevens van uw collega’s eenvoudig en snel binnen uw handbereik. Personen zoeken geeft een beeld van hoe de organisatie in elkaar steekt. Door een naam in te geven van een persoon, is te zien op welke locatie(s) hij werkt, binnen welke verantwoordingscodes (wat hij doet) en hoe zijn agenda eruit ziet (zijn beschikbaarheid). Door op een verantwoordingscode te klikken, wordt direct zichtbaar welke andere collega’s binnen deze verantwoordingscode werken. Is de gezochte persoon niet beschikbaar, dan kan men direct door naar een persoon uit hetzelfde team. N.B. Staat er achter een werksoort 0,0 uur, dan werkt de betrokkene daar niet binnen, maar kan hij er wel gegevens van inzien.

Kwaliteit van zorg en welzijn op een verantwoorde wijze transparant voor uw subsidieverstrekkers

Deze module vormt de basis voor wat de subsidieverstrekker wil weten en hoe de medewerkers moeten registreren. Beleidsverantwoordelijken brengen hierin alle prestatie-indicatoren onder. Dit zijn waardes waarmee de subsidieverstrekker meet of de organisatie de afgesproken prestaties levert. Indicatoren zijn per periode te specificeren. Zo is gemakkelijk mee te bewegen met het vernieuwen van afspraken. Door het koppelen van indicatoren aan verantwoordingscodes weten medewerkers hoe zij moeten registreren.

Facilitaire Dienstverlening

Eenvoudig inspelen op de huidige situatie met slechts een enkele klik.

Het systeem is 100% ondersteunend. Zo kunnen er ook eenvoudig meldingen doorgegeven worden aan de facilitaire dienst. Bijvoorbeeld als een licht kapot is of een computermuis niet werkt. Tevens is te zien of iemand anders een storing of probleem al heeft gemeld. Zo worden dubbele meldingen voorkomen. Meldingsgegevens blijven ook beschikbaar. Facilitair verantwoordelijken kunnen dan tijdig ingrijpen voordat problemen structureel worden.

Personeel en Organisatie

Actuele, gedetailleerde personeelsgegevens én ondersteunende informatie binnen handbereik.

Personeel & Organisatie biedt actuele, gedetailleerde personeelsgegevens én ondersteunende informatie m.b.t. personeelskosten, ziekteverzuim, tussentijdse beoordelingen en training/coaching. U kunt de taakverdeling in de organisatie in de gaten houden, nieuwe taken en opdrachten toewijzen en de gehele workflow volgen. Medewerkers kunnen verzoeken voor vrije dagen en vergoeding van onkosten online indienen. Ook de communicatie rond sollicitaties kan eenvoudig binnen deze module plaatsvinden. Statistieken met leeftijdsopbouw en verloop- en beoordelingsinformatie geven een beeld van de status en veranderingen van de organisatie. In organisatiediagrammen is direct te zien welke personen op welk niveau op welke afdelingen werken. Ook is snel informatie op te vragen over soorten en duur van dienstverbanden.

Voffice biedt tevens zicht op de opbouw van het (ziekte)verzuim. Zo zijn vroegtijdig trends te signaleren en kan er pro-actief worden gehandeld. Een automatische signaleringsfunctie voor medewerkers die hun uren niet accuraat of te laat hebben ingevoerd, is eveneens beschikbaar. Ook het registreren en beheren van collectieve én individuele arbeidsvoorwaarden is met Voffice zeer eenvoudig. Deze voorwaarden zijn direct te verwerken in de koppeling met de salarisadministratie. Minder administratieve handelingen, minder risico op fouten.

Uren registratie

Een overzicht van alle uren per werknemer per project in een overzicht.

Hier voeren medewerkers in hoeveel uur ze hebben gewerkt binnen welke verantwoording. Ook het soort uren is aan te geven, zoals producturen, organisatie-uren, verlofuren, ziekte-uren, onregelmatigheidstoeslaguren, etc. Tevens is te zien hoeveel uren nog te realiseren zijn en hoe de urenbesteding zich verhoudt tot het begrote aantal uren.

Agenda

Het plannen, koppelen en inzien van afspraken van zowel u als anderen was nog nooit zo eenvoudig. In de Agenda plant u afspraken en koppelt deze aan personen. U vindt hier een overzicht van uw eigen agenda en die van anderen. Bij het plannen ziet u dus meteen wanneer mensen beschikbaar zijn. Maakt u een afspraak met collega’s, dan komt deze vanzelf in hun agenda te staan. U kunt tevens per medewerker kijken welke afspraken hij/zij heeft op een specifieke datum. Daarnaast kunt u per medewerker een snel overzicht krijgen van de afspraken die hij/zij heeft per dag, werkweek, week en maand. Een overzicht van de vergaderagenda is eveneens vlot beschikbaar.

(Online) Cliëntendossier

Alle gegevens en verantwoordingen in een overzicht binnen uw handbereik.

Hier registreert u als hulpverlener alle algemene en specifieke gegevens van cliënten. U geeft hier o.a. aan welke verslagen bij de cliënt behoren en welke acties u met hem/haar afspreekt. U koppelt hier ook een of meer verantwoordingscodes aan de cliënt. Specifieke kenmerken kunt u eveneens kwijt, bijvoorbeeld dat een cliënt mantelzorger is. U registreert in deze module tevens welke hulpverlener(s) betrokken zijn bij het hulptraject en welke relevante documenten (verwijsbrieven, onderzoeksinformatie, etc.) bij de zorgverlening aan de cliënt behoren.

Vacaturebank

Centraal beheer hebben over uw interne en/ of externe vacatures binnen een systeem.

Dit is de openbare vacaturebank voor gebruik door de organisatie zelf én door externen. De vacatures verschijnen op de website van de organisatie. De organisatie kan de vacaturebank gebruiken voor het werven van personeel en vrijwilligers. Tegelijkertijd kunnen externen er advertenties op plaatsen. Zo kan een cliënt via deze module bijvoorbeeld vrijwilligerswerk zoeken en een extern bedrijf een wervingsadvertentie plaatsen voor vrijwilligers. Het samenstellen, beheren, archiveren en terugzoeken van vacatures is heel eenvoudig.